Prozessoptimierungen stehen vor der Umsetzung
29. September 2016
Der Gemeinderat unterbreitet dem Parlament den Abschlussbericht zur Leistungsorientierten Verwaltungsanalyse LOVA 2.
Am 12. März 2015 verabschiedete der Einwohnerrat eine Motion, mit welcher er den Gemeinderat beauftragte, eine „Leistungsorientierte Verwaltungsanalyse“, durchzuführen. Es wurde folgender Auftrag formuliert: Überprüfen der Effizienz der Prozesse; Überprüfen der Organisationsstrukturen; Ausschöpfen des Synergiepotenzials; Definition der Aufgaben der Gemeinde; Auflistung von Prozessen, welche möglicherweise von privaten Unternehmen effizienter angeboten werden können (bessere Leistung zu gleichen Kosten oder gleiche Leistung zu tieferen Kosten).
Der Gemeinderat unterbreitet nun den Abschlussbericht inkl. Auflistung der allfällig umzusetzenden Massnahmen. Daraus ergibt sich auch ein möglicher SOLL-Zustand für die Aufbau- und Ablauforganisation der Verwaltung.
Der SOLL-Zustand wird sich aus umfangreichen Analysen ableiten. Dr. Markus Dieth, Gemeindeammann: „Dabei sind aus 335 untersuchten Prozessen rund 75 standardisierte und generalisierte Prozesse geschaffen und nach Führungs-, Support- oder Kernprozessen eingeteilt worden.“
Die Aufbauorganisation (Organigramm) soll gestrafft werden. Die organisatorischen Einheiten sind dabei derart gebildet, dass sich in ihnen tendenziell Aufgaben mit gleichem Charakter (Support- oder Kernaufgaben) zusammenfassen lassen.
Der angestrebte SOLL-Zustand erfordert auch Anpassungen beim Informationsgehalt und der Strukturierung der finanziellen Ressourcen, sowohl bei den Verbindlichkeiten wie bei den Forderungen.
Die im SOLL-Zustand gestrafften resp. optimierten Prozesse haben Einfluss auf die personellen Ressourcen. Anzustreben wäre, dass auch neu definierte Prozesse in der Gesamtbilanz ohne Abbau oder Aufbau von Stellenprozenten möglich sein würden.
Der SOLL-Zustand wird anhand 72 definierter, priorisierter und zeitlich eingeordneter Massnahmen herbeigeführt. Die Umsetzungsleistungen sollen weitestgehend durch die Mitarbeitenden der Verwaltung erbracht werden. Dieses interne Engagement ist mit einem Lernprozess und einem nachhaltigen Erfahrungszuwachs verbunden.
Das Reviewteam, bestehend aus Vertretungen der Fraktionen, der Finanzkommission und der Geschäftsprüfungskommission, hat sich mit dem Schlussbericht und den Massnahmen beschäftigt. Die Reviewteammitglieder erkennen, dass LOVA 2 eine komplexe Thematik darstellt. Nur alle Massnahmen zusammen führen zu einer Optimierung in Ablauf- und Aufbauorganisation. Einzelne Massnahmen herauszubrechen und isoliert zu bearbeiten, würde nicht zum Ziel führen.
Der Prozess ist mit dem Vorliegen des Schlussberichtes nicht abgeschlossen. Die Weiterbearbeitung der Massnahmen wird langfristige und nachhaltige Wirkung zeigen, um den Auftrag des Einwohnerrates im Sinne der finanziellen Zielsetzungen erfüllen zu können.
Das vorliegende Organigramm dient als Bearbeitungsgrundlage für die umzusetzenden Massnahmen. Das angedachte Organisationsorganigramm soll fortlaufend umgesetzt werden. Der Entscheid über die Anzahl Gemeinderatsmitglieder soll nach erhärteter Untersuchung der einzelnen Massnahmen und der geprüften Ablauforganisation erfolgen (Ziel 2018 bzw. 2022).
„Damit der Umsetzungsprozess sehr schnell vorangetrieben werden kann, ist die Schlüsselfunktion „Controlling“ rasch zu definieren und zum Entscheid dem Einwohnerrat vorzulegen“, so Dieth.
Zur Überwachung und Steuerung der Massnahmenumsetzung wird ein Steuerungs- und Qualitätssicherungsteam eingesetzt, welches in periodischen Abständen den Stand der Arbeiten und die Qualität der Ergebnisse erhebt, qualitativ beurteilt und dem Gesamtgemeinderat rapportiert.
Ein Grossteil der Massnahmen fällt in den Kompetenzbereich des Gemeinderates. Die Massnahmen im Kompetenzbereich des Einwohnerrates soll der Gemeinderat gemäss den Berichtserläuterungen weiterbearbeiten und dem Einwohnerrat zu gegebener Zeit entsprechende Anträge unterbreiten.
Am 12. März 2015 verabschiedete der Einwohnerrat eine Motion, mit welcher er den Gemeinderat beauftragte, eine „Leistungsorientierte Verwaltungsanalyse“, durchzuführen. Es wurde folgender Auftrag formuliert: Überprüfen der Effizienz der Prozesse; Überprüfen der Organisationsstrukturen; Ausschöpfen des Synergiepotenzials; Definition der Aufgaben der Gemeinde; Auflistung von Prozessen, welche möglicherweise von privaten Unternehmen effizienter angeboten werden können (bessere Leistung zu gleichen Kosten oder gleiche Leistung zu tieferen Kosten).
Der Gemeinderat unterbreitet nun den Abschlussbericht inkl. Auflistung der allfällig umzusetzenden Massnahmen. Daraus ergibt sich auch ein möglicher SOLL-Zustand für die Aufbau- und Ablauforganisation der Verwaltung.
Der SOLL-Zustand wird sich aus umfangreichen Analysen ableiten. Dr. Markus Dieth, Gemeindeammann: „Dabei sind aus 335 untersuchten Prozessen rund 75 standardisierte und generalisierte Prozesse geschaffen und nach Führungs-, Support- oder Kernprozessen eingeteilt worden.“
Die Aufbauorganisation (Organigramm) soll gestrafft werden. Die organisatorischen Einheiten sind dabei derart gebildet, dass sich in ihnen tendenziell Aufgaben mit gleichem Charakter (Support- oder Kernaufgaben) zusammenfassen lassen.
Der angestrebte SOLL-Zustand erfordert auch Anpassungen beim Informationsgehalt und der Strukturierung der finanziellen Ressourcen, sowohl bei den Verbindlichkeiten wie bei den Forderungen.
Die im SOLL-Zustand gestrafften resp. optimierten Prozesse haben Einfluss auf die personellen Ressourcen. Anzustreben wäre, dass auch neu definierte Prozesse in der Gesamtbilanz ohne Abbau oder Aufbau von Stellenprozenten möglich sein würden.
Der SOLL-Zustand wird anhand 72 definierter, priorisierter und zeitlich eingeordneter Massnahmen herbeigeführt. Die Umsetzungsleistungen sollen weitestgehend durch die Mitarbeitenden der Verwaltung erbracht werden. Dieses interne Engagement ist mit einem Lernprozess und einem nachhaltigen Erfahrungszuwachs verbunden.
Das Reviewteam, bestehend aus Vertretungen der Fraktionen, der Finanzkommission und der Geschäftsprüfungskommission, hat sich mit dem Schlussbericht und den Massnahmen beschäftigt. Die Reviewteammitglieder erkennen, dass LOVA 2 eine komplexe Thematik darstellt. Nur alle Massnahmen zusammen führen zu einer Optimierung in Ablauf- und Aufbauorganisation. Einzelne Massnahmen herauszubrechen und isoliert zu bearbeiten, würde nicht zum Ziel führen.
Der Prozess ist mit dem Vorliegen des Schlussberichtes nicht abgeschlossen. Die Weiterbearbeitung der Massnahmen wird langfristige und nachhaltige Wirkung zeigen, um den Auftrag des Einwohnerrates im Sinne der finanziellen Zielsetzungen erfüllen zu können.
Das vorliegende Organigramm dient als Bearbeitungsgrundlage für die umzusetzenden Massnahmen. Das angedachte Organisationsorganigramm soll fortlaufend umgesetzt werden. Der Entscheid über die Anzahl Gemeinderatsmitglieder soll nach erhärteter Untersuchung der einzelnen Massnahmen und der geprüften Ablauforganisation erfolgen (Ziel 2018 bzw. 2022).
„Damit der Umsetzungsprozess sehr schnell vorangetrieben werden kann, ist die Schlüsselfunktion „Controlling“ rasch zu definieren und zum Entscheid dem Einwohnerrat vorzulegen“, so Dieth.
Zur Überwachung und Steuerung der Massnahmenumsetzung wird ein Steuerungs- und Qualitätssicherungsteam eingesetzt, welches in periodischen Abständen den Stand der Arbeiten und die Qualität der Ergebnisse erhebt, qualitativ beurteilt und dem Gesamtgemeinderat rapportiert.
Ein Grossteil der Massnahmen fällt in den Kompetenzbereich des Gemeinderates. Die Massnahmen im Kompetenzbereich des Einwohnerrates soll der Gemeinderat gemäss den Berichtserläuterungen weiterbearbeiten und dem Einwohnerrat zu gegebener Zeit entsprechende Anträge unterbreiten.
